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Clocki: Nutzungshinweise für Mitarbeiter

Fassung 2.0 · Stand: 29.09.2026 · Entwurf

Diese Hinweise und die Datenschutzinformation richten sich an Mitarbeiter, die Clocki im Auftrag ihres Arbeitgebers nutzen. Die Kundenbedingungen für den Arbeitgeber stehen auf einer eigenen Seite.

Nutzungshinweise Clocki

Diese Hinweise sind zum Lesen da. Mit der Lesebestätigung schließt du keinen Vertrag mit Warnat Strategy & Systems.

Worum es geht

Clocki ist die Zeiterfassung deines Arbeitgebers. Damit stempelst du dich ein und aus, siehst deine Schichten, deinen Urlaub und dein Stundenkonto. Welche Funktionen bei euch an sind, entscheidet dein Arbeitgeber.

Diese Hinweise sind kein Vertrag. Was du bei der Arbeit darfst und musst, regeln dein Arbeitsvertrag und die Vorgaben deines Arbeitgebers.

Dein Zugang gehört nur dir

Gib deine E-Mail und dein Passwort nicht weiter. Wenn du glaubst, dass jemand anderes Zugriff hat, ändere dein Passwort und sag es sofort deiner Leitung.

Stempel nur für dich

Du stempelst nur für dich selbst, nie für Kolleginnen oder Kollegen. Jeder Stempel wird mit Uhrzeit gespeichert und ist für deine Leitung sichtbar.

Standort nur beim Stempeln

Wenn du zustimmst, prüft Clocki beim Stempeln einmal, ob du am Standort bist. Nie im Hintergrund, nie zwischen zwei Stempeln.

Das ist freiwillig. Ohne Standort kannst du trotzdem stempeln. Deine Leitung sieht dann beim Stempel nur „ohne Standort“. Durch deine Ablehnung entsteht kein gesonderter Hinweis an die Leitung und kein Nachteil. Du kannst deine Entscheidung jederzeit im Menü unter „Standort beim Stempeln“ ändern.

QR-Code am Standort

An manchen Standorten scannst du beim Einstempeln einen Code vor Ort. Fotografiere ihn nicht ab und gib ihn nicht weiter. Er gilt nur an diesem Tag und nur dort.

Wenn etwas nicht stimmt

Fehlt ein Stempel oder stimmt eine Zeit nicht, stellst du in der App einen Korrekturantrag mit kurzem Grund. Deine Leitung nimmt ihn an oder lehnt ihn ab. Beides bleibt im Protokoll sichtbar.

Der Clocki-Assistent

Den Chat-Assistenten, der Fragen zu Team, Urlaub und Schichten beantwortet, gibt es nur für Leitungen. Er nutzt KI-Dienste. Was dabei mit Daten passiert, steht in der Datenschutzinformation.

Fragen

Zu deinen Zeiten, Schichten oder deinem Urlaub: zuerst an deine Leitung. Zur App und zum Datenschutz: info@warnatsystems.com.

Datenschutzinformation Clocki

Information für Mitarbeiter nach Art. 13 DSGVO. Diese Fassung wird vor der Ausgabe um die Angaben deines Arbeitgebers ergänzt.

Wer verantwortlich ist

Verantwortlich für deine Daten in Clocki ist dein Arbeitgeber. Er entscheidet, was erfasst wird und wer was sieht. Vor der Ausgabe werden sein Name, seine Anschrift und, falls vorhanden, die Kontaktdaten seines Datenschutzbeauftragten in die Fassung für deinen Betrieb eingesetzt.

Clocki wird im Auftrag deines Arbeitgebers betrieben von:

Warnat Strategy & Systems
Jamie Warnat
Memminger Straße 181, 89231 Neu-Ulm
info@warnatsystems.com

Warnat Strategy & Systems ist Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) und nutzt deine Daten nicht für eigene Zwecke.

Welche Daten, und wozu

Wer du bist
Name, Kürzel, E-Mail, Telefon, Rolle, Standort, Personalnummer. Für die Anmeldung: E-Mail und ein verschlüsselter Prüfwert deines Passworts.
Wozu: dein Zugang und die Zuordnung zu Betrieb und Standort.
Deine Arbeitszeit
Ein- und Ausstempeln, Pausen, Zeitpunkt, Standort des Betriebs, ob der QR-Code geprüft wurde, frühes Einstempeln mit Grund, Korrekturanträge, Stundenkonto.
Wozu: Arbeitszeit erfassen, wie es das Arbeitszeitgesetz verlangt, und Grundlage für den Lohn.
Standort beim Stempeln · freiwillig
Nur wenn du zustimmst: die Koordinaten im Moment des Stempelns und ob sie zum Standort passen. Nie im Hintergrund.
Wozu: damit du nicht erklären musst, ob du wirklich da warst.
Schichten und Abwesenheit
Schichtplan, Urlaubsanträge und Urlaubskonto, Abwesenheiten.
Wozu: Planung, Urlaubsanspruch, Lohnfortzahlung.
Krankheit und Schwerbehinderung
Krankheitszeiten (Zeitraum, keine Diagnose). Falls eingetragen: Grad der Behinderung und Bescheid-Datum.
Wozu: Lohnfortzahlung und gesetzlicher Zusatzurlaub. Das sind besonders geschützte Daten (Art. 9 DSGVO).
Geburtsdatum
Dein Geburtsdatum.
Wozu: Pausen- und Urlaubsregeln für Jugendliche und die Prüfung des Mindestlohns unter 18 bei der Lohnliste.
Vertrag und Lohn
Vertragsart, Wochenstunden, Beginn und Ende, Stundenlohn, Urlaubstage, IBAN und BIC, Sozialversicherungsnummer, Steuer-ID, Krankenkasse.
Wozu: die Lohnabrechnung vorbereiten. Die Lohnliste liegt im Monatsarchiv des HQ bereit. Dein Arbeitgeber kann sie dort herunterladen und seinem Lohnbüro bereitstellen.
Benachrichtigungen · freiwillig
Nur wenn du sie einschaltest: eine technische Adresse deines Geräts, an die Clocki Hinweise schickt (etwa „Neue Schicht am …“).
Wozu: dich über Schichtpläne und Änderungen informieren.
Protokoll und Hinweise
Wer wann was geändert hat. Automatische Hinweise, etwa auf eine fehlende Pause, eine Standort-Abweichung oder die Höchstarbeitszeit.
Wozu: Nachvollziehbarkeit und Einhaltung des Arbeitszeitgesetzes. Entscheiden tut immer ein Mensch.
Deine Lesebestätigung und Entscheidungen
Wann du die Nutzungshinweise gelesen hast und welche Fassung. Wann du beim Standort zugestimmt oder abgelehnt hast.
Wozu: Nachweis der Information und deiner Entscheidung zum Standort.

Auf welcher Grundlage

Arbeit
Für Arbeitszeit, Schichten, Urlaub, Lohn und Stammdaten: weil sie für dein Arbeitsverhältnis nötig sind (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO) und weil das Gesetz es verlangt, etwa bei der Arbeitszeit, im Steuer- und Sozialversicherungsrecht (Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO).
Besonders
Für Krankheit und Schwerbehinderung: Art. 9 Abs. 2 lit. b DSGVO und § 26 Abs. 3 BDSG (Pflichten aus dem Arbeits- und Sozialrecht).
Einwilligung
Nur für den Standort beim Stempeln und für Benachrichtigungen (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO). Nach dem Standort fragt dich Clocki im Chat. Für Benachrichtigungen siehst du zuerst einen Hinweis im Chat und erlaubst sie dann im Browser. Beides ist freiwillig, ohne Nachteil und jederzeit im Profil abschaltbar. Der Widerruf gilt ab dann, nicht rückwirkend.
Interesse
Für Protokoll und Sicherheit der App: berechtigtes Interesse deines Arbeitgebers an nachvollziehbaren Änderungen (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO). Das Protokoll bleibt zwei Jahre gespeichert.

Wer deine Daten sieht

Im Betrieb: deine Leitungen, je nach Rolle. Du siehst deine eigenen Daten entsprechend deiner Rolle. Die Lohnliste liegt im Monatsarchiv des HQ bereit. Dein Arbeitgeber kann sie dort herunterladen und seinem Lohnbüro bereitstellen.

Dienstleister, die im Auftrag arbeiten und vertraglich gebunden sind:

Übermittlung außerhalb der EU

Bei Resend, Anthropic und OpenAI ist eine Verarbeitung auf Servern in den USA nicht ausgeschlossen. Grundlage sind das EU-US Data Privacy Framework und EU-Standardvertragsklauseln (Art. 44 ff. DSGVO). Nach den Bedingungen für die geschäftliche Nutzung werden die Inhalte nicht zum Training der KI verwendet.

Wie lange

Nach jedem Monatsabschluss legt Clocki die aufbewahrungspflichtigen Unterlagen im HQ ab: je Betrieb und Monat Arbeitszeitnachweise je Mitarbeiter, Lohnliste, Abwesenheiten und Korrekturen als PDF und Excel. Dein Arbeitgeber kann sie dort herunterladen. Die Unterlagen werden nicht per E-Mail versendet. Jeder Monatsordner zeigt die Aufbewahrungsfrist und kann vor deren Ablauf nicht gelöscht werden.

ArbeitszeitenZwei Jahre (§ 16 Abs. 2 ArbZG; bei Minijobs zusätzlich § 17 MiLoG).
LohnkontoBis zum Ende des sechsten Kalenderjahres nach der letzten Eintragung (§ 41 EStG).
EntgeltunterlagenBis zum Ende des Kalenderjahres nach der letzten Betriebsprüfung (§ 28f SGB IV), praktisch mindestens rund fünf Jahre.
StandortdatenSo lange wie der zugehörige Stempel, danach werden sie gelöscht.
ProtokollZwei Jahre.
AssistentChatverläufe werden nach 90 Tagen gelöscht.
Nach AustrittDein Zugang wird gesperrt. Stamm- und Zeitdaten bleiben für die jeweiligen Fristen geschützt aufbewahrt und werden danach gelöscht.

Pflicht oder freiwillig

Arbeitszeit und Stammdaten braucht dein Arbeitgeber, ohne sie geht die Zeiterfassung nicht. Standort und Benachrichtigungen sind freiwillig. Wenn du ablehnst, hat das für dich keine Nachteile.

Keine automatischen Entscheidungen

Clocki zeigt Hinweise an, zum Beispiel auf eine fehlende Pause. Entscheidungen über dich trifft immer ein Mensch (Art. 22 DSGVO).

Deine Rechte

AuskunftWas über dich gespeichert ist (Art. 15)
BerichtigungFalsches korrigieren lassen (Art. 16)
LöschungWenn nichts mehr dagegen spricht (Art. 17)
EinschränkungDaten nur noch aufbewahren (Art. 18)
WiderspruchGegen Verarbeitung aus berechtigtem Interesse (Art. 21)
WiderrufEinwilligung jederzeit zurücknehmen (Art. 7 Abs. 3)
MitnahmeDeine Daten in gängigem Format (Art. 20)
BeschwerdeBei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde (Art. 77)

Wende dich dafür an deinen Arbeitgeber oder an info@warnatsystems.com. Wir leiten deine Anfrage an deinen Arbeitgeber weiter und helfen ihm bei der Antwort.

Beschweren kannst du dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde. Maßgeblich ist der Sitz deines Betriebs: In Bayern ist es das Bayerische Landesamt für Datenschutzaufsicht (BayLDA) in Ansbach, in Baden-Württemberg der Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Baden-Württemberg in Stuttgart.

Fassung

Fassung 2.0, gültig ab Freigabe. Ändert sich etwas Wesentliches, zeigt dir Clocki die neue Fassung beim nächsten Öffnen.