Erstellt mit KI-Unterstützung (Fable) und KI-gegengeprüft (Astra), nicht anwaltlich geprüft. Vom Inhaber zur Verwendung freigegeben am 29.09.2026.
Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) für Clocki
Version 2.0, Stand 29.09.2026
Anbieter:
Jamie Warnat, Warnat Strategy & Systems
Memminger Straße 181, 89231 Neu-Ulm, Deutschland
Telefon: +49 174 1528718, E-Mail: info@warnatsystems.com
USt-IdNr.: DE346936012
(nachfolgend „Anbieter“)
§ 1 Geltungsbereich und Vertragsschluss
Diese AGB gelten für die Überlassung und Nutzung der webbasierten Zeiterfassungssoftware Clocki (nachfolgend „Software“) als Software-as-a-Service durch den Anbieter.
Das Angebot richtet sich ausschließlich an Unternehmer im Sinne des § 14 BGB, juristische Personen des öffentlichen Rechts und öffentlich-rechtliche Sondervermögen. Ein Vertragsschluss mit Verbrauchern (§ 13 BGB) ist ausgeschlossen. Der Kunde bestätigt bei Vertragsschluss, dass er als Unternehmer handelt.
Der Vertrag kommt zustande, indem der Kunde ein Angebot des Anbieters in Textform annimmt oder beide Parteien ein Auftragsformular unterzeichnen. Das Angebot benennt die Fassung dieser AGB und des AVV Clocki. Angaben auf der Website des Anbieters sind kein bindendes Angebot. Eine Freischaltung ohne vorherige Vereinbarung findet nicht statt.
Nutzer der Software sind der Kunde und die von ihm freigeschalteten Beschäftigten. Vertragspartner des Anbieters ist allein der Kunde. Eine Bestätigung dieser AGB durch Beschäftigte des Kunden bei der Einrichtung ihres Zugangs dient der Information und begründet kein Vertragsverhältnis zwischen dem Anbieter und dem Beschäftigten.
Entgegenstehende oder abweichende Bedingungen des Kunden werden nicht Vertragsbestandteil, auch wenn der Anbieter ihnen nicht ausdrücklich widerspricht. Individuelle Vereinbarungen haben Vorrang vor diesen AGB.
§ 2 Leistungsbeschreibung
Die Software ist eine webbasierte Anwendung zur digitalen Arbeitszeiterfassung. Sie umfasst nach Maßgabe des vereinbarten Leistungsumfangs insbesondere:
digitale Arbeitszeiterfassung (Ein- und Ausstempeln, Pausen), wahlweise mit Standortprüfung beim Stempelvorgang (Geofencing) und mit QR-Code-Prüfung;
Schichtplanung, wahlweise mit Push-Benachrichtigungen;
Abwesenheits- und Urlaubsverwaltung;
Stundenkonten, Monatsabschlüsse, Auswertungen, Berichte und Lohnlisten mit Versand per E-Mail;
automatisierte Hinweise, zum Beispiel bei Auffälligkeiten in der Zeiterfassung oder bei arbeitszeitrechtlichen Grenzwerten;
ein Verwaltungsbereich für berechtigte Nutzer des Kunden;
einen KI-gestützten Assistenten in der Anwendung für Nutzer mit Verwaltungsrolle, der Bedienungsfragen beantwortet und Betriebsdaten aus der Software zusammenfasst; Berechtigungsumfang und Datenflüsse regelt § 3 Abs. 4 AVV Clocki.
Der konkrete Leistungsumfang, die Zahl der Standorte und etwaige Zusatzleistungen ergeben sich aus dem Angebot beziehungsweise dem Auftragsformular. Der Anbieter darf technische Änderungen vornehmen, soweit sie zur Sicherheit, zur Einhaltung gesetzlicher Anforderungen oder zur technischen Weiterentwicklung erforderlich sind und die vereinbarte Funktionalität einschließlich vereinbarter Zusatzleistungen erhalten bleibt. Änderungen, die die vertragsgemäße Nutzung erheblich beeinträchtigen oder vereinbarte Leistungen entfallen lassen, bedürfen einer Vereinbarung mit dem Kunden. Vorhersehbare wesentliche Änderungen werden rechtzeitig angekündigt. Für Änderungen von Unterauftragsverarbeitern gilt zusätzlich § 7 AVV Clocki.
Die Software ist ein Werkzeug, keine Rechts-, Steuer- oder Lohnberatung. Automatisierte Hinweise, zum Beispiel zu Arbeitszeitgrenzen, Minijob-Grenzen oder Mindesturlaub, sind unverbindliche Unterstützungsfunktionen. Sie ersetzen nicht die eigene Prüfung des Kunden oder die Beratung durch Steuerberater und Rechtsanwälte.
Antworten des Assistenten werden automatisiert durch KI-Sprachmodelle erzeugt und können unzutreffend oder unvollständig sein. Der Anbieter schuldet den Betrieb des Assistenten, nicht die inhaltliche Richtigkeit einzelner Antworten. Maßgeblich sind die in der Software erfassten Daten und Auswertungen, nicht die Zusammenfassung des Assistenten. Die Hinweise auf mögliche KI-Fehler beschränken nicht die Pflicht zur vereinbarten technischen Funktionalität, zur korrekten Zuordnung der Kundendaten und zur vertragsgemäßen Einbindung der Datenquellen; beruht eine fehlerhafte Antwort auf einer Abweichung von diesen Pflichten, bleiben die gesetzlichen Mängelrechte und § 9 anwendbar. Für den Assistenten gelten je Unternehmen gemeinsam höchstens 30 Anfragen innerhalb einer Stunde und 150 Anfragen innerhalb von 24 Stunden. Eine Nachricht darf höchstens 500 Zeichen umfassen. Der übrige Funktionsumfang der Software bleibt von diesen Grenzen unberührt.
Leistungsort ist der Übergabepunkt des Rechenzentrums, in dem die Software betrieben wird. Die Anbindung des Kunden an das Internet und die Beschaffenheit seiner Endgeräte sind nicht Vertragsgegenstand.
§ 3 Preise und Zahlungsbedingungen
Es gelten die bei Vertragsschluss vereinbarten Entgelte gemäß Angebot beziehungsweise Auftragsformular und der bei Vertragsschluss vereinbarten Preisliste des Anbieters. Alle Preise verstehen sich zuzüglich der gesetzlichen Umsatzsteuer.
Das laufende Entgelt wird je Standort und Monat berechnet. Soweit die Preisliste nach der Zahl der Beschäftigten je Standort staffelt, ist die Zahl der am ersten Tag des Abrechnungsmonats im jeweiligen Standort angelegten aktiven Beschäftigten maßgeblich.
Das laufende Entgelt ist monatlich im Voraus fällig und wird per Rechnung erhoben. Einmalige Entgelte, zum Beispiel für die Einrichtung, sind mit Bereitstellung fällig. Rechnungen sind innerhalb von 14 Tagen nach Zugang ohne Abzug zu zahlen. Der Anbieter versendet Rechnungen elektronisch.
Bei Zahlungsverzug gelten die gesetzlichen Regelungen (§ 288 BGB), insbesondere Verzugszinsen in Höhe von neun Prozentpunkten über dem Basiszinssatz und die Pauschale von 40 Euro.
Gerät der Kunde mit einem nicht unerheblichen Teil des laufenden Entgelts länger als 30 Tage in Verzug, darf der Anbieter den Zugang zur Software sperren, nachdem er die Sperrung in Textform mit einer Frist von mindestens sieben Tagen angekündigt hat. Eine Sperre muss unter Berücksichtigung des Rückstands und der Folgen für den Kunden verhältnismäßig sein. Sie wird unverzüglich aufgehoben, sobald ihre Voraussetzungen entfallen; ein unerheblicher Restbetrag rechtfertigt keine Fortsetzung. Die Erfüllung von Datenschutzpflichten, der erforderliche Datenexport, der Zugriff auf für die Lohnabrechnung erforderliche Daten und gesetzliche Wechselrechte bleiben während der Sperre möglich. Die Zahlungspflicht des Kunden bleibt von der Sperrung unberührt. Daten des Kunden werden durch eine Sperrung nicht gelöscht. Das Recht zur außerordentlichen Kündigung bleibt unberührt.
Der Kunde darf mit unbestrittenen oder rechtskräftig festgestellten Forderungen sowie mit Gegenforderungen aufrechnen, die mit der Forderung des Anbieters aus demselben Vertragsverhältnis im Gegenseitigkeitsverhältnis stehen. Ein Zurückbehaltungsrecht steht ihm nur wegen Gegenansprüchen aus demselben Vertragsverhältnis zu.
Die vereinbarten laufenden Entgelte gelten auch bei einer Vertragsverlängerung fort. Änderungen der Entgelte bedürfen einer ausdrücklichen Vereinbarung in Textform. Der Anbieter kann eine Änderung für den nächsten Laufzeitabschnitt anbieten; ohne Annahme durch den Kunden bleibt der bisherige Preis bestehen. Die ordentlichen Kündigungsrechte bleiben unberührt.
§ 4 Laufzeit, Kündigung, Anbieterwechsel
Der Vertrag hat eine Erstlaufzeit von zwölf Monaten ab dem vereinbarten Bereitstellungstermin. Er verlängert sich jeweils um weitere zwölf Monate, wenn er nicht von einer Partei mit einer Frist von drei Monaten zum Ende des jeweiligen Laufzeitabschnitts in Textform gekündigt wird.
Einzelne Standorte kann der Kunde mit einer Frist von einem Monat zum Monatsende in Textform abmelden; das Entgelt für den abgemeldeten Standort entfällt ab dem Folgemonat. Mindestens ein Standort bleibt bis zum Ende des Laufzeitabschnitts bestehen.
Für eine außerordentliche Kündigung gelten die gesetzlichen Voraussetzungen, insbesondere § 543 BGB. Bei Pflichtverletzungen ist grundsätzlich zuvor eine angemessene Abhilfefrist zu setzen oder abzumahnen, soweit dies nicht nach den gesetzlichen Voraussetzungen entbehrlich ist.
Kündigungen bedürfen der Textform, E-Mail genügt.
Nach Vertragsende gelten für Datenexport und Löschung die Regelungen des AVV Clocki. Der Kunde ist verpflichtet, die für ihn relevanten Daten vor dem Ende der Abruffrist zu sichern.
Unabhängig von der vereinbarten Laufzeit kann der Kunde den Wechsel zu einem anderen Datenverarbeitungsdienst, die Übertragung auf eine eigene Infrastruktur oder die Löschung seiner exportierbaren Daten und digitalen Vermögenswerte verlangen. Die Ankündigungsfrist für die Einleitung beträgt höchstens zwei Monate. Der Anbieter unterstützt den anschließenden Wechsel innerhalb einer Übergangsfrist von grundsätzlich höchstens 30 Kalendertagen und erhält währenddessen die vereinbarten Dienste und ihre Sicherheit aufrecht. Gesetzliche Möglichkeiten zur Verlängerung der Übergangsfrist bleiben unberührt. Bei technischer Undurchführbarkeit innerhalb von 30 Kalendertagen teilt der Anbieter dies innerhalb von 14 Arbeitstagen nach Zugang des Wechselverlangens begründet mit; die gesetzlich zulässige alternative Übergangsfrist beträgt höchstens sieben Monate. Der Kunde kann die Übergangsfrist einmal angemessen verlängern. Der Vertrag endet nach erfolgreichem Wechsel; verlangt der Kunde ausschließlich Löschung, endet er nach Ablauf der Ankündigungsfrist. Der Anbieter bestätigt die Beendigung. Nach dem Wechsel besteht ein Abrufzeitraum von mindestens 30 Kalendertagen; anschließend werden die Daten gelöscht, soweit keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht oder abweichende rechtmäßige Löschweisung besteht. Besondere Wechselentgelte und Entschädigungen wegen vorzeitiger Vertragsbeendigung werden nicht erhoben. Laufende Entgelte fallen nur bis zur Vertragsbeendigung an. Die exportierbaren Daten umfassen insbesondere Stammdaten, Zeiten, Abwesenheiten, Schichten, Stundenkonten, Monatsabschlüsse und Konfigurationen in einem gängigen maschinenlesbaren Format.
Der Anbieter schuldet die Bereitstellung und Erhaltung der vereinbarten Funktionalität während der Vertragslaufzeit. Eine bestimmte prozentuale Verfügbarkeit oder zusätzliche Beschaffenheitsgarantie wird nicht vereinbart; eine verbindliche Verfügbarkeitszusage ist gesondert zu vereinbaren und zu vergüten. Erforderliche Wartungen werden auf das notwendige Maß begrenzt und nach Möglichkeit außerhalb der üblichen Nutzungszeiten durchgeführt. Vorhersehbare erhebliche Beeinträchtigungen werden mit angemessenem Vorlauf angekündigt. Störungen werden innerhalb angemessener Frist behoben. Die gesetzlichen Rechte bei Leistungsstörungen bleiben unberührt.
Für eine Minderung gelten die gesetzlichen Voraussetzungen. Das gilt auch bei Wartungsarbeiten, höherer Gewalt und Ausfällen eingesetzter Drittdienste. Ein Verschulden des Anbieters ist hierfür nicht erforderlich.
Störungsmeldungen und Supportanfragen nimmt der Anbieter per E-Mail an info@warnatsystems.com entgegen. Der Anbieter bearbeitet Anfragen an Werktagen (Montag bis Freitag, ohne gesetzliche Feiertage am Sitz des Anbieters) und beginnt mit der Bearbeitung in der Regel am nächsten Werktag. Diese Angaben sind Zielwerte und keine Garantie. Fristgebundene Pflichten aus dem AVV Clocki, insbesondere die Meldung von Datenschutzverletzungen, gelten unabhängig von diesen Supportzeiten.
Die Datenbank der Software wird täglich gesichert; die Sicherungen werden rund sieben Tage aufbewahrt. Sie dienen der Wiederherstellung des Systembetriebs im Störungsfall, nicht der Wiederherstellung einzelner vom Kunden gelöschter oder geänderter Einträge. Der Kunde sichert exportierte Auswertungen und Lohnunterlagen, die er für seine eigenen Aufbewahrungspflichten benötigt, selbst.
§ 6 Pflichten und Obliegenheiten des Kunden
Der Kunde
hält seine Zugangsdaten und die seiner Nutzer geheim, sorgt dafür, dass nur berechtigte Personen Zugriff erhalten, und meldet unbefugte Zugriffe unverzüglich;
richtet Standorte, Rollen, Berechtigungen und wählbare Funktionen eigenverantwortlich ein und hält die hinterlegten Stamm-, Vertrags- und Abrechnungsdaten aktuell und richtig;
hält die Empfänger von Lohnlisten und Auswertungen aktuell und stellt sicher, dass nur berechtigte Personen diese erhalten;
nutzt die Software nur im vereinbarten Umfang und nicht missbräuchlich, umgeht keine Sicherheitsmechanismen (insbesondere nicht die Mandantentrennung) und führt keine Last- oder Sicherheitstests ohne vorherige Zustimmung des Anbieters durch;
stellt die für die Nutzung erforderliche eigene IT-Ausstattung und Internetverbindung bereit;
benennt einen fachlichen Ansprechpartner für den Anbieter.
Der Kunde ist als Arbeitgeber allein verantwortlich für die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften (insbesondere Arbeitszeitgesetz, Mindestlohngesetz, Nachweis- und Dokumentationspflichten) sowie für die datenschutzrechtliche Zulässigkeit des Einsatzes der Software gegenüber seinen Beschäftigten, einschließlich deren Information und, soweit einschlägig, der Beteiligung des Betriebsrats, insbesondere bei Standortprüfung, Auswertungsfunktionen und Assistent. Einzelheiten regelt der AVV Clocki.
Auswertungen, Monatsabschlüsse und Lohnlisten werden aus den vom Kunden und seinen Nutzern erfassten Daten und Einstellungen berechnet. Der Kunde prüft diese Ergebnisse vor ihrer Verwendung, insbesondere vor der Lohnabrechnung, auf Plausibilität und Richtigkeit. Erkennbare Fehler meldet er dem Anbieter unverzüglich.
Verstößt der Kunde schwerwiegend gegen Absatz 1 und stellt er den Verstoß trotz Abmahnung mit angemessener Frist nicht ab, darf der Anbieter die betroffenen Zugänge vorübergehend sperren. § 3 Abs. 5 Sätze 2 bis 4 gelten entsprechend. § 4 Abs. 3 bleibt unberührt.
§ 7 Nutzungsrechte und geistiges Eigentum
Der Kunde erhält für die Vertragslaufzeit das nicht ausschließliche, nicht übertragbare und nicht unterlizenzierbare Recht, die Software für eigene betriebliche Zwecke über das Internet zu nutzen und seinen Beschäftigten die Nutzung in diesem Rahmen zu gestatten.
Alle weitergehenden Rechte an der Software, ihren Bestandteilen, Anpassungen und Weiterentwicklungen sowie an Marken und Kennzeichen verbleiben beim Anbieter. Der Kunde erhält keinen Quellcode und keine Rechte zur Bearbeitung, zur Vervielfältigung über den technisch bedingten Rahmen hinaus, zur Dekompilierung außerhalb der Grenzen der §§ 69d und 69e UrhG oder zur Überlassung an Dritte.
An den vom Kunden eingegebenen Daten stehen dem Anbieter keine Rechte zu, soweit sie nicht zur Vertragserfüllung erforderlich sind. Der Anbieter darf aus Nutzungsdaten aggregierte Auswertungen ohne Personen- und Kundenbezug erstellen und verwenden, zum Beispiel zur Verbesserung der Software.
Der Anbieter nennt den Kunden nur mit dessen vorheriger Zustimmung in Textform als Referenz.
§ 8 Gewährleistung
Es gelten die gesetzlichen Gewährleistungsregeln des Mietrechts mit den folgenden Maßgaben.
Die verschuldensunabhängige Schadensersatzhaftung für bereits bei Vertragsschluss vorhandene Mängel nach § 536a Abs. 1 Alternative 1 BGB ist ausgeschlossen. Der Ausschluss gilt nicht bei arglistigem Verschweigen eines Mangels oder im Umfang einer übernommenen Garantie. Die übrigen gesetzlichen Mängelrechte bleiben unberührt; für Schadensersatz gilt § 9.
Der Kunde zeigt Mängel unverzüglich in Textform an und beschreibt sie so konkret wie möglich (Symptom, Zeitpunkt, betroffene Funktion). Er unterstützt den Anbieter in zumutbarem Umfang bei der Fehleranalyse.
Eine Minderung ist ausgeschlossen, soweit der Kunde die Störung zu vertreten hat. Im Übrigen gilt § 5 Abs. 2.
Es gelten die gesetzlichen Verjährungsfristen. Die Pflicht des Anbieters, die vereinbarte Funktionalität während der Vertragslaufzeit bereitzustellen und zu erhalten, bleibt unberührt.
§ 9 Haftung
Der Anbieter haftet unbeschränkt
für Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, die auf einer Pflichtverletzung des Anbieters oder seiner Erfüllungsgehilfen beruhen;
für Schäden, die auf Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit des Anbieters oder seiner Erfüllungsgehilfen beruhen;
nach dem Produkthaftungsgesetz, im Umfang einer vom Anbieter übernommenen Garantie und bei arglistigem Verschweigen eines Mangels.
Bei einfacher Fahrlässigkeit haftet der Anbieter nur für die Verletzung wesentlicher Vertragspflichten, also solcher Pflichten, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrags überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Kunde regelmäßig vertrauen darf. In diesem Fall ist die Haftung der Höhe nach auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden begrenzt.
Für die Haftung nach Absatz 2 gilt die dort bestimmte Begrenzung auf den vertragstypischen, bei Vertragsschluss vorhersehbaren Schaden. Eine zusätzliche Begrenzung auf ein Vielfaches des Entgelts besteht nicht.
Bei Datenverlust gelten die Absätze 1 bis 3. Hat der Kunde eine ihm ausdrücklich obliegende und zumutbare Datensicherung (§ 5 Abs. 4) schuldhaft unterlassen, wird sein Mitverschulden nach § 254 BGB berücksichtigt. Die eigenen Datensicherungs- und Wiederherstellungspflichten des Anbieters bleiben unberührt. Eine ordnungsgemäße Erfüllung dieser Pflichten wird nicht zulasten des Kunden unterstellt.
Im Übrigen ist die Haftung des Anbieters ausgeschlossen. Die Beschränkungen dieses § 9 gelten auch zugunsten der Erfüllungs- und Verrichtungsgehilfen des Anbieters und für die persönliche Haftung des Inhabers.
Für Ansprüche im Zusammenhang mit der Auftragsverarbeitung gilt ergänzend § 14 AVV Clocki; die dort ausgenommenen gesetzlichen Ansprüche werden durch diesen § 9 nicht begrenzt.
Eine Umkehr der Beweislast zulasten des Kunden ist mit den vorstehenden Regelungen nicht verbunden.
§ 10 Datenschutz
Soweit der Anbieter bei der Leistungserbringung personenbezogene Daten im Auftrag des Kunden verarbeitet, schließen die Parteien den Auftragsverarbeitungsvertrag „AVV Clocki“ ab. Er ist Bestandteil des Vertragsverhältnisses und geht diesen AGB in datenschutzrechtlichen Fragen vor. Der AVV kann zusammen mit der Annahme des Angebots in Textform geschlossen werden (§ 15 Abs. 4 AVV Clocki).
Ohne wirksam abgeschlossenen AVV besteht kein Anspruch auf Bereitstellung der Software für personenbezogene Echtdaten.
§ 11 Geheimhaltung
Die Parteien behandeln alle im Rahmen des Vertragsverhältnisses erlangten Geschäfts- und Betriebsgeheimnisse der jeweils anderen Partei vertraulich und nutzen sie nur zur Durchführung des Vertrags. Das gilt für die Dauer des Vertrags und für drei Jahre nach seiner Beendigung, für Geschäftsgeheimnisse im Sinne des Geschäftsgeheimnisgesetzes zeitlich unbegrenzt.
Ausgenommen sind Informationen, die öffentlich bekannt sind, rechtmäßig von Dritten erlangt wurden oder aufgrund gesetzlicher oder behördlicher Anordnung offenzulegen sind. Im letzten Fall wird die andere Partei vorab informiert, soweit das zulässig ist.
§ 12 Höhere Gewalt
Keine Partei haftet auf Schadensersatz für die Nichterfüllung ihrer Pflichten, soweit und solange die Nichterfüllung auf höherer Gewalt beruht, zum Beispiel Naturkatastrophen, Krieg, behördlichen Anordnungen, großflächigen Ausfällen von Strom- oder Telekommunikationsnetzen oder Angriffen auf IT-Systeme trotz angemessener Schutzmaßnahmen. Die betroffene Partei informiert die andere unverzüglich. Gesetzliche Rechte auf Minderung und Befreiung von der Gegenleistung sowie eine frühere Kündigung aus wichtigem Grund bleiben unberührt. Dauert der Zustand länger als 30 Tage ununterbrochen an, darf jede Partei den Vertrag außerordentlich kündigen. Anteilig vorausbezahlte Entgelte für nicht erbrachte Leistungen werden erstattet.
§ 13 Änderungen dieser AGB
Änderungen dieser AGB bedürfen der ausdrücklichen Zustimmung beider Parteien in Textform. Der Anbieter teilt vorgeschlagene Änderungen mit hervorgehobenen Abweichungen mit. Schweigen und die weitere Nutzung der Software gelten nicht als Zustimmung. Ohne Zustimmung bleibt die bisher vereinbarte Fassung maßgeblich. Gesetzliche Anpassungsrechte und die ordentlichen Kündigungsrechte bleiben unberührt.
§ 14 Schlussbestimmungen
Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss des UN-Kaufrechts.
Für die gerichtliche Zuständigkeit gelten die gesetzlichen Vorschriften.
Für die Abtretung von Forderungen gelten die gesetzlichen Vorschriften.
Sollten einzelne Bestimmungen dieser AGB unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
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